Käyttöehdot

Rares Oy  ·  Voimassa 16.10.2026 alkaen

Tilatessaan palvelun asiakas hyväksyy nämä käyttöehdot sekä niihin sisältyvät käsittelyehdot (kohta ”Henkilötietojen käsittely”).

Osapuolet ja määritelmät

Palvelun tarjoaa Rares Oy (Y-tunnus 3611459-5, Loimaantie 148, 32500 Oripää, asiakaspalvelu@rares.fi).

• Asiakas on yritys tai muu elinkeinonharjoittaja, joka on tilannut palvelun ja on sopimusosapuoli Rares Oy:n kanssa.
• Käyttäjä on asiakkaan palveluun nimeämä henkilö, jolle on luotu käyttäjätunnus.
• Vastapuoli on toinen sovellusta käyttävä yritys, jonka kanssa asiakkaalla on sovelluksessa suhde.

Palvelu on tarkoitettu vain elinkeinonharjoittajille, eikä sitä tarjota kuluttajille. Asiakas vastaa käyttäjiensä toiminnasta palvelussa kuin omastaan. Kun näissä ehdoissa asetetaan velvollisuus käyttäjälle, asiakas vastaa siitä, että käyttäjät noudattavat sitä.

Vastuunrajoitus

Rullakot-sovellus on tarkoitettu kukkarullakoiden ja niihin liittyvien tuotteiden saldojen seurantaan yritysten välillä. Rares Oy ei vastaa:

• virheellisistä, puutteellisista tai myöhästyneistä kirjauksista, jotka ovat seurausta käyttäjän tai käyttäjän vastapuolen toiminnasta tai laiminlyönnistä;
• kirjattujen saldojen oikeellisuudesta suhteessa rullakoiden todelliseen fyysiseen määrään tai sijaintiin;
• yritysten välisistä erimielisyyksistä koskien saldoja, tapahtumia tai niiden vahvistamista — sovellus on kirjanpito- ja koordinointityökalu, ei osapuoli käyttäjien välisessä kaupallisessa suhteessa eikä sen oikeudellinen tae;
• proxy-siirtojen (kolmannen osapuolen välityksellä tehtyjen toimitusten) yhteydessä siitä, että ilmoitettu välittäjä on todellisuudessa suorittanut kyseisen fyysisen toimituksen;
• "Ulkopuolinen yritys" -toiminnolla kirjatuista tiedoista, koska ne perustuvat yksinomaan käyttäjän omaan, yksipuoliseen kirjaukseen eikä vastapuolen vahvistukseen;
• sähköpostilla lähetettävien lähetteiden perillemenosta, viivästyksistä tai joutumisesta roskapostiin. Lähete on käyttäjän kirjauksen tuloste, ei sitova asiakirja, eikä se korvaa osapuolten välisiä sopimuksia tai kuljetusasiakirjoja;
• sovelluksen tilapäisestä käyttökatkoksesta.

Käyttäjä on itse vastuussa kirjattujen saldojen ja tapahtumien oikeellisuuden tarkistamisesta sekä mahdollisten erimielisyyksien selvittämisestä suoraan vastapuolensa kanssa.

Rares Oy ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä tulosta, tuotannon tai liiketoiminnan keskeytymisestä tai kolmansille osapuolille aiheutuneista vahingoista.

Rares Oy:n vastuu kaikista sopimukseen ja palvelun käyttöön liittyvistä vahingoista, mukaan lukien käsittelyehtojen mukainen vastuu ja vahingot tietojen menetyksestä, on yhteensä enintään määrä, jonka asiakas on maksanut Rares Oy:lle vahingon aiheuttanutta tapahtumaa edeltäneiden 12 kuukauden aikana (ilman arvonlisäveroa).

Tämän kohdan rajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Asiakkaan on esitettävä Rares Oy:lle kirjallinen korvausvaatimus kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun asiakas havaitsi vahingon perusteen tai sen olisi pitänyt se havaita. Muuten asiakas menettää oikeutensa vaatia korvausta.

Palvelun kuvaus

Rullakot on mobiili- ja verkkosovellus, joka tarjoaa seuraavat toiminnot:

• yritysten välisten rullakkosaldojen seuranta tuotetyypeittäin;
• suhteiden muodostaminen toisten sovellusta käyttävien yritysten kanssa, mukaan lukien alkusaldojen molemminpuolinen vahvistaminen;
• tapahtumien (lähetysten ja vastaanottojen) kirjaaminen ja vastapuolen suorittama vahvistaminen;
• kolmannen osapuolen välityksellä tehtyjen toimitusten (proxy-siirrot) kirjaaminen;
• sovellusta käyttämättömien yritysten kanssa tehtävän yksipuolisen kirjanpidon ylläpito;
• lähetteiden (PDF) lähettäminen sähköpostilla ulkopuolisille kumppaneille sekä tapahtumien viitteet ja haku viitteellä;
• yrityksen oman rullakkovaraston vapaaehtoinen seuranta.

Rares Oy kehittää sovellusta jatkuvasti ja voi muuttaa sen ominaisuuksia. Pienistä muutoksista ei ilmoiteta erikseen. Jos jokin edellä luetelluista keskeisistä toiminnoista poistuu tai heikkenee olennaisesti, Rares Oy ilmoittaa siitä asiakkaalle etukäteen. Asiakas voi tällöin irtisanoa sopimuksen päättymään heti, ja Rares Oy palauttaa etukäteen maksetusta vuosilisenssistä käyttämättä jäävää aikaa vastaavan osuuden.

Käyttöoikeus

Rares Oy myöntää asiakkaalle ja sen käyttäjille rajoitetun, ei-yksinoikeudellisen ja siirtämättömän käyttöoikeuden Rullakot-sovellukseen voimassa olevan tilauksen ajaksi. Käyttöoikeus ei sisällä:

• oikeutta myydä, lisensoida tai muutoin luovuttaa käyttöoikeutta kolmansille osapuolille;
• oikeutta kopioida, muokata, purkaa tai takaisinmallintaa sovelluksen lähdekoodia;
• oikeutta käyttää sovellusta tavalla, joka loukkaa Rares Oy:n tai kolmansien osapuolten immateriaalioikeuksia.

Sovellus ja kaikki siihen liittyvät immateriaalioikeudet ovat Rares Oy:n omaisuutta. Käyttöoikeuden laajuus ja käyttäjien lukumäärä määräytyvät valitun tilaussuunnitelman mukaan.

Tilaus ja maksaminen

Rullakot on SaaS-palvelu (Software as a Service), josta veloitetaan käyttöönottomaksu sekä vuosilisenssi sovitun hinnaston mukaisesti. Tilausmaksua koskevat seuraavat ehdot:

• Käyttöönottomaksu veloitetaan kertaluonteisesti tilin käyttöönoton yhteydessä.
• Vuosilisenssi veloitetaan etukäteen kerran vuodessa sovitun laskutusjakson mukaisesti.
• Hintoihin lisätään arvonlisävero voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
• Maksuaika on 14 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyneelle maksulle peritään korkolain mukainen viivästyskorko.
• Rares Oy pidättää oikeuden muuttaa hintoja ilmoittamalla siitä vähintään 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Hinnanmuutos koskee vasta seuraavaa laskutuskautta, eikä se vaikuta jo maksettuun vuosilisenssiin. Jos asiakas ei hyväksy hinnanmuutosta, se voi irtisanoa sopimuksen päättymään kuluvan laskutuskauden lopussa ennen muutoksen voimaantuloa, vaikka kohdan ”Sopimuksen kesto ja päättyminen” mukainen irtisanomisaika ei olisi enää käytettävissä.
• Jos lasku on erääntynyt maksamatta, Rares Oy lähettää asiakkaalle maksumuistutuksen. Jos laskua ei ole maksettu 14 päivän kuluessa muistutuksesta, Rares Oy voi keskeyttää palvelun käytön, kunnes erääntyneet maksut on maksettu. Asiakkaan tiedot säilyvät keskeytyksen ajan, ja palvelu avataan uudelleen, kun maksut on suoritettu.
• Käyttöönottomaksua tai vuosilisenssiä ei palauteta keskeyttämisen yhteydessä, ellei toisin sovita kirjallisesti.

Sopimuksen kesto ja päättyminen

• Sopimus on voimassa vuoden ajan palvelun käyttöönotosta. Sen jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti vuoden kerrallaan, ellei kumpikaan osapuoli irtisano sitä kirjallisesti viimeistään 30 päivää ennen sopimuskauden päättymistä.
• Sopimus päättyy irtisanomisen jälkeen kuluvan sopimuskauden lopussa. Jo maksettua vuosilisenssiä ei palauteta, ellei näissä ehdoissa toisin sanota.
• Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen päättymään heti, jos toinen osapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa rikkomusta 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta.
• Jos Rares Oy lopettaa palvelun tarjoamisen, se ilmoittaa siitä asiakkaalle vähintään 90 päivää etukäteen ja palauttaa etukäteen maksetusta vuosilisenssistä käyttämättä jäävää aikaa vastaavan osuuden.
• Sopimuksen päättyessä asiakkaan tiedot palautetaan tai poistetaan kohdan ”Henkilötietojen käsittely” mukaisesti.
• Kun asiakkaan tiedot poistetaan, poistuvat myös asiakkaan ja sen vastapuolten väliset suhteet, saldot ja tapahtumat vastapuolten näkyvistä. Rares Oy ilmoittaa sopimuksen päättymisestä etukäteen niille vastapuolille, joilla on asiakkaan kanssa suhde palvelussa, ja kehottaa niitä tallentamaan saldot, esimerkiksi kirjaamalla ne ulkopuolisen yrityksen saldoksi. Vastapuoli vastaa itse tarvitsemiensa saldojen ja tapahtumien tallentamisesta ennen niiden poistumista. Asiakas hyväksyy, että vastapuolille kerrotaan sopimuksen päättymisestä tätä tarkoitusta varten.

Käyttäjän velvollisuudet

Käyttäjä sitoutuu käyttämään sovellusta vastuullisesti ja seuraavien velvollisuuksien mukaisesti:

• Käyttäjä vastaa siitä, että kaikki sovellukseen syötetyt tiedot — mukaan lukien saldot, tapahtumat ja vahvistukset — ovat totuudenmukaisia, oikeita ja ajantasaisia.
• Käyttäjä vastaa siitä, että se tarkistaa vastapuolen ilmoittamat tapahtumat huolellisesti ennen niiden vahvistamista, koska vahvistus vaikuttaa suoraan kirjattuun saldoon.
• Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia. Käyttäjä on vastuussa tunnustensa turvallisesta säilyttämisestä ja luvattoman käytön estämisestä.
• Käyttäjä sitoutuu ilmoittamaan Rares Oy:lle välittömästi, mikäli epäilee tunnustensa joutuneen vääriin käsiin.
• Käyttäjä vastaa siitä, että ulkopuolisen kumppanin sähköpostiosoite on oikea ja että käyttäjällä on peruste lähettää lähetteitä kyseiseen osoitteeseen. Käyttäjän on poistettava osoite, jos osoitteen haltija sitä pyytää.
• Käyttäjä ei saa kirjata sovellukseen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja eikä tarpeettomia henkilötietoja, esimerkiksi tapahtuman viestikenttään.
• Sovellusta ei saa käyttää lainvastaisiin tarkoituksiin tai tavalla, joka vahingoittaa Rares Oy:tä tai kolmansia osapuolia.

Palvelun saatavuus

Rares Oy pyrkii tarjoamaan palvelun mahdollisimman luotettavasti, mutta ei takaa keskeytyksetöntä saatavuutta:

• Rares Oy voi keskeyttää palvelun tilapäisesti ylläpito- tai päivitystoimenpiteiden ajaksi. Suunnitelluista huoltokatkoksista ilmoitetaan etukäteen.
• Palvelu on riippuvainen kolmansien osapuolten palveluista, kuten pilvipalveluntarjoaja Supabasesta.
• Käyttäjän tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Vastuu palvelukatkoksista ja tietojen menetyksestä määräytyy kohtien ”Vastuunrajoitus” ja ”Ylivoimainen este” mukaan.

Henkilötietojen käsittely (käsittelyehdot)

Tässä kohdassa sovitaan henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan mukaisesti. Käsittelyehdot ovat osa asiakkaan ja Rares Oy:n välistä sopimusta, ja niiden etusijasta muihin ehtoihin nähden sovitaan kohdassa ”Sopimusasiakirjojen etusijajärjestys”.

• Roolit. Asiakas on sovellukseen kirjaamiensa henkilötietojen rekisterinpitäjä, ja Rares Oy on asiakkaan puolesta henkilötietoja käsittelevä käsittelijä. Rares Oy toimii itse rekisterinpitäjänä vain tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa: käyttäjätunnusten ylläpito ja kirjautumisen tietoturva, palvelun laskutus ja asiakassuhteen hoito sekä tietoturvaloki ja vikojen selvittäminen.
• Käsittelyn kohde ja kesto. Käsittelyn tarkoitus on palvelun tarjoaminen asiakkaalle: tietojen tallentaminen ja näyttäminen sovelluksessa, käyttäjien tunnistaminen ja lähetteiden lähettäminen sähköpostilla asiakkaan ohjeesta. Käsittely kestää sopimuksen ajan sekä kohdassa ”Tietojen palautus ja poistaminen” mainitun ajan.
• Käsiteltävät tiedot ja rekisteröidyt. Asiakkaan käyttäjien sähköpostiosoitteet, roolit ja kirjautumistiedot; kirjausten tekijän sisäinen tunniste; ulkopuolisten kumppaneiden yhteyshenkilöiden tiedot (kuten sähköpostiosoite ja nimi, jos kumppani on henkilö); sekä muut asiakkaan sovellukseen kirjaamat tiedot, kuten tapahtumien viestit. Erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä (ks. ”Käyttäjän velvollisuudet”).
• Ohjeet. Rares Oy käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirrettäessä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, ellei EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö, jota Rares Oy:hyn sovelletaan, muuta edellytä. Tällöin Rares Oy ilmoittaa asiakkaalle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos laki kieltää ilmoittamisen tärkeää yleistä etua koskevien syiden vuoksi. Nämä käyttöehdot ja asiakkaan sovelluksessa tekemät toimet (esimerkiksi lähetteen lähettäminen kumppanin osoitteeseen) ovat asiakkaan ohjeita. Asiakas antaa Rares Oy:lle ohjeen anonymisoida tietoja kohdan ”Anonymisoitu koostettu tieto” mukaisesti. Jos Rares Oy katsoo ohjeen olevan tietosuojalainsäädännön vastainen, se ilmoittaa siitä asiakkaalle.
• Asiakkaan vastuut. Asiakas vastaa käsittelynsä lainmukaisuudesta, tietojen oikeellisuudesta sekä siitä, että sillä on peruste käsitellä tietoja ja lähettää lähetteitä kumppanien osoitteisiin. Asiakas vastaa rekisteröityjen informoinnista. Rares Oy tarjoaa tähän tietosuojaselosteen ja lähetteen sähköpostiviestin.
• Luottamuksellisuus. Rares Oy varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
• Tietoturva. Rares Oy toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka on kuvattu tietosuojaselosteen kohdassa ”Tietoturva”.
• Alikäsittelijät. Asiakas antaa Rares Oy:lle yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Käytössä olevat alikäsittelijät on lueteltu tietosuojaselosteessa (tällä hetkellä Supabase, Cloudflare ja Resend). Rares Oy ilmoittaa alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta asiakkaalle vähintään 30 päivää etukäteen sovelluksessa tai sähköpostilla. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä. Jos asiaa ei saada ratkaistua, asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään ennen muutoksen voimaantuloa, ja Rares Oy palauttaa etukäteen maksetusta vuosilisenssistä käyttämättä jäävää aikaa vastaavan osuuden. Rares Oy varmistaa sopimuksella, että alikäsittelijöillä on vastaavat velvoitteet, ja vastaa niiden toiminnasta asiakkaalle.
• Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Tietokanta sijaitsee EU:ssa. Alikäsittelijöiden käsittely ja siirtoperusteet on kuvattu tietosuojaselosteessa. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tehdään vain tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisin perustein.
• Rekisteröityjen pyynnöt. Rares Oy ohjaa rekisteröidyn pyynnön asiakkaalle ja auttaa asiakasta kohtuullisesti pyyntöjen täyttämisessä. Jos kumppanin yhteyshenkilö pyytää lähetteiden lopettamista, Rares Oy voi asiakkaan puolesta poistaa osoitteen kumppanin tiedoista ja estää viestien lähettämisen osoitteeseen.
• Tietoturvaloukkaukset. Rares Oy ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, kun se on saanut tiedon asiakkaan tietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
• Avustaminen. Rares Oy auttaa asiakasta kohtuullisesti tietoturvaan, loukkausilmoituksiin, vaikutustenarviointeihin ja ennakkokuulemisiin liittyvissä velvoitteissa.
• Tietojen palautus ja poistaminen. Sopimuksen päättyessä Rares Oy palauttaa asiakkaan tiedot tai poistaa ne asiakkaan valinnan mukaan 60 päivän kuluessa. Poistaminen ei koske tietoja, joita on lain nojalla säilytettävä, esimerkiksi laskutustietoja. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin kierron mukaisesti.
• Todentaminen ja tarkastukset. Rares Oy antaa asiakkaalle pyynnöstä tiedot, joita tarvitaan sen osoittamiseksi, että tässä kohdassa sovittuja velvoitteita noudatetaan. Tarkastukset sovitaan etukäteen kohtuullisella varoitusajalla, ja ne toteutetaan niin, etteivät ne häiritse palvelun tuottamista. Tarkastuksen kustannuksista vastaa asiakas.

Muut ehdot

• Ylivoimainen este. Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota se ei ole voinut kohtuudella ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja jonka seurauksia se ei ole voinut kohtuudella välttää tai voittaa. Tällainen este voi olla esimerkiksi sota, luonnonkatastrofi, yleinen tietoliikenne- tai sähkökatko, viranomaisen määräys tai laajamittainen kyberhyökkäys. Esteestä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä.
• Luottamuksellisuus. Osapuolet pitävät luottamuksellisina toiselta osapuolelta saamansa liike- ja ammattisalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot, kuten asiakkaan saldot, tapahtumat ja kumppanisuhteet. Velvollisuus ei koske tietoja, jotka näkyvät vastapuolelle palvelun toiminnan mukaisesti, tietoja, jotka ovat julkisia tai jotka osapuoli on saanut muuten kuin toiselta osapuolelta, eikä tietoja, jotka on luovutettava lain tai viranomaisen määräyksen nojalla. Velvollisuus jatkuu sopimuksen päättymisen jälkeen.
• Asiakkaan tiedot. Asiakkaan palveluun tallentamat tiedot kuuluvat asiakkaalle. Rares Oy käyttää niitä vain palvelun tuottamiseen tämän sopimuksen mukaisesti ja muodostaakseen niistä anonymisoitua koostettua tietoa alla kuvatulla tavalla.
• Anonymisoitu koostettu tieto. Rares Oy saa muodostaa asiakkaiden tiedoista anonymisoitua koostettua tietoa ja käyttää sitä palvelun kehittämiseen, tilastointiin ja viestintään, esimerkiksi palvelussa kirjattujen rullakkoliikkeiden kokonaismäärien tai kausivaihtelun esittämiseen. Koostettu tieto muodostetaan usean asiakkaan tiedoista. Siitä ei voi tunnistaa asiakasta, sen vastapuolia tai kumppaneita eikä yksittäisiä henkilöitä, eikä siitä voi päätellä yksittäisen asiakkaan volyymeja tai kumppanisuhteita. Koostettu tieto ei sisällä henkilötietoja, ja se kuuluu Rares Oy:lle. Oikeus sen käyttämiseen säilyy sopimuksen päättymisen jälkeen.
• Tapahtumalokit riitatilanteissa. Asiakas näkee omat ja vastapuolten kanssa jaetut tapahtumansa sovelluksessa. Rares Oy voi asiakkaan pyynnöstä toimittaa asiakkaan omia tapahtumia koskevia lokitietoja, jos ne ovat saatavilla. Työstä veloitetaan erikseen sovittava korvaus. Lokitietoja ei luovuteta vastapuolelle tai muulle kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan suostumusta, ellei laki tai viranomaisen määräys sitä edellytä.
• Ehtojen muuttaminen. Rares Oy voi muuttaa näitä ehtoja ilmoittamalla muutoksista asiakkaalle vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa. Jos asiakas ei hyväksy muutosta, se voi irtisanoa sopimuksen päättymään muutoksen voimaantulopäivänä, ja Rares Oy palauttaa etukäteen maksetusta vuosilisenssistä käyttämättä jäävää aikaa vastaavan osuuden. Muutos, joka johtuu lainsäädännöstä tai viranomaisen määräyksestä, voi tulla voimaan nopeammin.
• Ilmoitukset. Rares Oy antaa näiden ehtojen mukaiset ilmoitukset sähköpostilla asiakkaan ylläpitäjän osoitteeseen tai sovelluksessa. Asiakas antaa ilmoitukset osoitteeseen asiakaspalvelu@rares.fi.
• Sopimuksen siirto. Asiakas ei saa siirtää sopimusta ilman Rares Oy:n kirjallista suostumusta. Rares Oy saa siirtää sopimuksen yritysjärjestelyn yhteydessä taholle, jolle palvelua koskeva liiketoiminta siirtyy, ilmoittamalla siitä asiakkaalle.
• Sopimusasiakirjojen etusijajärjestys. Jos sopimusasiakirjat ovat ristiriidassa keskenään, niitä sovelletaan seuraavassa järjestyksessä: 1) osapuolten erikseen allekirjoittama kirjallinen sopimus, 2) tilausvahvistus tai tarjous, 3) nämä käyttöehdot. Henkilötietojen käsittelyssä käsittelyehdoilla on kuitenkin etusija, ellei erillisessä sopimuksessa nimenomaisesti toisin sovita.

Sovellettava laki ja riitojen ratkaisu

Näihin käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia.

Mahdolliset näistä käyttöehdoista tai palvelun käytöstä johtuvat riidat pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisin neuvotteluin.

Mikäli neuvottelu ei johda sovintoon, riidat käsitellään Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.